Штатний розклад: що, як і навіщо?

1. Наказ про затвердження штатного розкладу (приклад)
2. Для чого потрібно штатний розклад?
3. Підписи та печатки на штатному розкладі
4. Як і коли вносяться зміни до штатного розпису?
5. Що таке штатна розстановка?

Штатний розклад в організації необхідно для формування штатного складу і загальної чисельності компанії. Зміст штатного розкладу стандартно для всіх фірм - перелік посад, структурного складу, штатних одиниць, відомості про окладах співробітників, місячній заробітній платі та наявних надбавки; визначається положенням або Статутом компанії.

оформляється штатний розклад за формою Т-3. Трудовий Кодекс РФ не передбачає обов'язкової наявності штатного розкладу в будь-якій компанії, але згідно постанови Роскомстата, для всіх форм власності поширюється на необхідності врахування первинної документації з обліку оплати праці.

Найм співробітників за трудовим договором (незалежно від того, чи є місце роботи основним або за сумісництвом), відбувається на підставі штатного розкладу, в якому обов'язково вказується структурний підрозділ і посаду співробітника.

Зазвичай штатний розклад - це діяльність бухгалтерії, але в Кваліфікаційний довіднику посад зазначено, що заповнення штатного розкладу - безпосередній обов'язок економіста з праці. Але в зв'язку з випадками відсутності даної посади в багатьох організаціях, керівник компанії самостійно приймає рішення про те, хто буде займатися питаннями штатного розкладу в організації.

У разі, коли відповідальність за ведення штатного розкладу покладається на співробітника, який не має в трудовому договорі цю посаду, така дія супроводжується оформленням наказу.

_______________________________________________________________________________

Наказ про затвердження штатного розкладу (приклад)

_______________________________________________________________________________

Слід пам'ятати, що найменування посади співробітника в трудовому договорі зобов'язана в точності збігатися із зазначеною в штатному розкладі.

Складається штатний розклад на певну календарну дату, а твердження його відбувається зазвичай 1 січня кожен рік. Штатний розклад вводиться в дію за допомогою наказу керівника. Зміни в штатному розкладі також вносяться за допомогою наказу. У разі, коли протягом року до штатного розпису вносилися незначні зміни або не вносилися зовсім, на майбутній рік перезатвердження штатного розкладу не потрібно. У такому випадку досить скласти перелік внесених змін.

Уніфікована форма Т-3

штатного розкладу не повинна скорочуватися, але в неї можуть вноситися деякі необхідні доповнення. Наприклад, якщо якийсь із розділів штатного розкладу не затребуваний (наприклад, розділ «надбавка»), в такому випадку колонка уніфікованої форми звужується і не заповнюється в подальшому. Порядок розташування посад і структурних підрозділів в штатному розкладі визначається безпосередньо керівником організації.

Кожен підрозділ включає штатні посади з обов'язковим зазначенням спеціальності персоналу. Вказівка ​​посад відбувається в порядку убування - починаючи з вищої ланки і закінчуючи молодшої посадою. Структурні підрозділи та посади вказуються тільки в називному відмінку. Неповні штатні одиниці (наприклад, працівники за сумісництвом) вказуються в графі 4 в частках: 0,5; 0,25.

Максимальна кількість помилок відбувається при заповненні графи «оклад». Дуже часто керівники вказують не цілий оклад, а його діапазон (наприклад, 3 000-5 000 рублів), що в корені невірно. В такому випадку можна подивитися наказ про штатний розклад (зразок якого був вказаний вище) і скласти суми окладів для того, щоб вони співпали із загальною сумою, вказаною в наказі. Природно, співробітники на різних посадах отримують різний оклад , Але для відображення коливань їх заробітної плати існує спеціальна графа «надбавки».

Для чого потрібно штатний розклад?

Основним призначенням штатного розкладу є його можливість докази в суді (в разі виникнення спірних ситуацій) того, що компанія не працевлаштувала співробітника через відсутність необхідної посади в штатному розкладі, і звільнення його було обгрунтованим. Слід пам'ятати, що грамотно складене штатний розклад - запорука виграшу будь-якого спору в суді. Так, штатний розклад прошивається, нумерується, скріплюється печаткою організації та підписується керівником і бухгалтером.

Підписи та печатки на штатному розкладі

Штатний розклад може складатися з декількох листів. Особи, що підписують його, розписуються лише на останньому аркуші у відповідному рядку. При необхідності підписання кожного аркуша форма доповнюється рядками для проставлення підпису. Дана процедура може застосовуватися при підписанні штатного розкладу філії перед його затвердженням окремо від головної організації.
Друку на затвердженому штатному розкладі уніфікована форма N Т-3 не передбачає.

Як і коли вносяться зміни до штатного розпису?

Зміни в штатному розкладі відбуваються у випадках, коли змінюється склад співробітників, формуються нові відділи, виключаються старі посади і вводяться нові. Зміни вносяться двома основними способами: можна повністю замінити його штатний розклад, або ж оформити наказ на внесення змін до штатного розпису . У разі, коли зміни до штатного розпису вносяться на підставі наказу, вказуються такі причини:

• реорганізація форми;
• оптимізація та покращення діяльності керівних структур;
• всілякі зміни в законодавстві, які потребують обов'язкового зміни штатного розкладу;
• усунення повторюваних обов'язків;
• скорочення або розширення виробництва фірми.

При змінах в штатному розкладі корективи повинні вноситися в документи співробітників - трудову книжку та особисту картку (наприклад, при перенаіменованіі посади). У такому випадку потрібно отримати письмову згоду працівника.

при зміні окладів (Оформленні надбавок і премій) співробітник повинен бути письмово повідомлений про це за 2 місяці до настання події. Зміни такого роду вносяться не тільки до штатного розпису, а й в трудовий договір за допомогою додаткової угоди до договору. Також не забувайте, що зміни і доповнення, внесені в установленому порядку до штатного розпису організації, доводяться до відома працівників, після чого в їх трудові книжки на підставі наказу (розпорядження) або іншого рішення роботодавця вносяться відповідні зміни і доповнення. Про це сказано в п. 3.1 Інструкції № 69.

Що таке штатна розстановка?

Плинність для багатьох компаній - звичний справу, через що в багатьох організаціях практикується ведення так званої «робочої» форми штатного розкладу - штатної розстановки, інакше є заміщенням посад або штатним списком. Головна відмінність цього документа від штатного розкладу полягає в його динамічності. На відміну від зміни штатного розкладу, штатна розстановка може оперативно змінюватися в залежності від відбуваються (чисельних і якісних) змін в особовому складі підприємства і, що найважливіше, не вимагає видання наказу про його затвердження і зміну.

Оскільки штатний розклад, показуючи загальна кількість штатних одиниць (посад) на підприємстві, не дає можливості визначити, вакантна посада або зайнята і хто з працівників її займає, в штатної розстановці, як правило, вказуються саме ці відомості - прізвища та ініціали працівників підприємства, які займають посади, передбачені штатним розписом, і статус посади - закритий або вакантний.

Див. також: